ראשית זכרו - PowerPoint הכוח והאפקט שלו הם באמירת עיקרי הדברים בקצרה, תוך פירוט של המציג בע"פ. עשו שימוש בהרבה תמונות ועזרים ויזואליים ובמעט טקסט.
שמרו על יחס של 6:6:30 -
מקסימום 30 שקופיות שבכל אחת 6 שורות שבכל אחת 6 מילים.
כל מצגת תתחיל בשקופית שער הכוללת את שם המצגת, הנושא שלה, שמות עורכיה ושם המרצה.
מרווחים בין השורות במצגת יהיו בין 1.25 ל - 1.5 גם זאת על מנת להקל על הצופה. את השליטה ברווחים ניתן לשנות ע"י בחירת הטקסט:
PowerPoint 2003 לחיצה תפריט עיצוב ובחירה ב"מרווח בין השורות".
PowerPoint 2007 כרטיסיית "בית"ולחיצה על צלמית "מרווח בין השורות"
בOffice 2007 ניתן להוסיף, ע"י לחיצה ימנית על צלמית, את הצלמית לסרגל הכלים לגישה מהירה.
יש לשמור על אחידות גופן, רקעים וכותרות. חוסר אחידות הופך את המצגת ללא קריאה ומעצבנת בעין.
אין להעמיס אפקטים ובמיוחד לא אפקטי טקסט. העמסת אפקטים מעייפת את הצופה ומסיטה אותו מהעניין והנושא שלכם.
יש להתאים את המצגת לקהל היעד. להתאים בשפה, בעזרים ובעיצוב קהלים לדוגמא: ילדים, מורים, מנהלי חברות, אנשי צבא, סוחרים בשוק ועוד.
לפני ההרצאה
יש לערוך לפני ההרצאה הכנה מוקדמת וחזרות. במצגת כמו בהצגה, עם הכנה מתאימה האפקט יהיה טוב בהרבה
אם אתם משתמשים בסרטונים או באמצעי קול אחרים ודאו כי במקום ההרצאה ישנם רמקולים עובדים ולא רק מקרן. כדאי לוודא שהמצגת עובדת כראוי במקום ההצגה ולהביא גיבוי על CD ו Disc on key של המצגת קבצי הקול, הסרטונים המקושרים אליה. יש להשתדל לא להיות תלויים רק בקישורים באינטרנט.
גם במקום שאין PowerPoint ניתן להציג מצגות אם המצגת שלכם שמורה בתבנית PPS ניתן להוריד חינם מציג מצגות מאתר מייקרוסופט ולשנות את סיומת הקובץ מ- PPT ל- PPS.
